Юридическое дело клиента банка. Банковское обозрение

Формирование электронных досье по клиентам и продуктам банка

Юридическое дело клиента банка. Банковское обозрение

Продажа финансовых продуктов и услуг сопряжена с обработкой большого количества информации. Банки вынуждены вести консолидированный учет разнообразных сведений: по продуктам, клиентам, продажам, новым заявкам и процессам скоринга, минимизировать риски, связанные с качеством и своевременностью принятия решений

Подобный набор данных позволяет контролировать бизнес-процессы и иметь всю полноту актуальной информации, способствуя принятию взвешенных стратегических и оперативных решений.

Для сопровождения ключевой деятельности существуют автоматизированные банковские системы, в банках уже давно налажены бизнес-процессы по отработке заявок, скорингу, оформлению документов.

Между тем поток информации настолько велик, что банки прибегают к дополнительным технологиям автоматизации для решения главной задачи — повышение скорости принятия решений и качества документационного сопровождения сделок.

Очевидно, что учетной системы для этого недостаточно, поэтому компания Ser Group разработала специализированное решение для финансовых организаций на основе собственной ECM-платформы Doxis4, которое называется «Управление электронными досье».

Решение призвано обеспечить решение нескольких задач:

• автоматизацию рутинных операций: обработку поступающих документов, регистрацию новых заявок, автоматическое внесение сведений по клиентам и продуктам;

• формирование единого электронного источника информации по всем банковским продуктам и текущим клиентам с возможностью обращения к копиям документов по каждому этапу сделки;

• создание взаимосвязанного реестра информации с возможностью подборок документов и сведений в различных разрезах: все продукты одного клиента, все клиенты определенного банковского продукта;

• автоматизацию бизнес-процессов согласования заявок на выдачу продуктов, в том числе по установленной карте скоринга;

• интеграцию с автоматизированной банковской системой и другими IT-приложениями банка для объединения разрозненной информации на единой корпоративной платформе.

Опыт внедрения

В крупном международном банке (наименование не разглашается, подписано NDA) в процессе по предоставлению кредитов физическим лицам присутствовало минимальное количество автоматизации, за счет чего согласование заявок производилось крайне медленно, в последние годы стремительно падала лояльность клиентов. Точки продаж не справлялись с наплывом посетителей, особенно с учетом недавнего расширения бизнеса.

Банк имеет около 1200 филиалов, обслуживает более 11 млн физических и юридических лиц, представлен в 50 странах. Сотрудники банка вручную вводили информацию в банковскую систему, информация часто терялась.

При повторном обращении зачастую не удавалось найти полную информацию по клиенту и ранее приобретенным продуктам.

Ситуация усугублялась отсутствием единых реестров, охватывающих всю банковскую структуру и дочерние предприятия, дефицитом четких регламентов ведения, передачи и сбора архивной информации и инструментов долговременного хранения документов в электронном виде.

Руководство банка приняло решение о внедрении системы по управлению электронными досье на платформе Doxis4, и по итогам одного года функционирования системы удалось достичь следующих показателей:

• на 70% повысилась скорость поиска и доступа к информации;

• на 40% сократились операционные расходы на сопровождение процессов обработки и хранения документации;

• на 33% увеличилась скорость принятия решений и рассмотрения обращений;

• 80% документов удается обрабатывать автоматически без использования ручного труда.

Функциональные возможности

Решение «Управление электронными досье» отвечает за несколько основных этапов автоматизации в банке.

Например, формирование реестров по продуктам и клиентам, представленных в виде отдельных досье с разбивкой на документы и с возможностью регулярного пополнения новыми документами, автоматизация бухгалтерии через сбор и централизованное хранение всех проводок и их документальное подтверждение с помощью электронных архивов первичных и кассовых документов, обеспечение долговременного хранения документов в соответствии с Указанием ЦБ РФ 2346-у.

Рассмотрим функционал подробнее. Первое — обработка документов.

Документы из точек продаж — заявления, паспорта, приложения — сканируются и загружаются в ECM-систему, в которой производятся автоматическая классификация и распознавание документов. Документы распределяются по типам, и из них извлекаются сведения по клиентам и видам банковских продуктов. В случае невозможности распознавания документы поступают на ручную обработку.

Извлеченные из ECM-системы сведения передаются в учетную систему банка. Скан-копии остаются в ECM и формируют новое досье клиента.

Между ECM и учетной системой банка с помощью интеграции устанавливается связь, которая позволяет сотрудникам банка, работая в учетной системе вызывать информацию из электронного досье, хранящегося в ECM.

Если информация по клиенту уже существовала, производится поиск сформированного ранее электронного досье, и новые документы автоматически пополняют соответствующие разделы этого досье. После чего запускаются процедуры скоринга.

Второе — согласование заявок.

На данном этапе проверяется информация по клиенту и приобретаемому продукту, согласовываются заявка и принятие итогового решения. В процессе участвуют несколько заинтересованных служб банка. Построение и контроль маршрутов согласования, внесение изменений и отслеживание сроков задач производится с помощью ECM-системы.

Сначала на корректность проверяется занесенная в карточку клиента информация, в случае недостатка данных отправляется запрос на получение дополнительной информации. Если заявка оформлена правильно, то она отправляется на согласование в отдел комплаенса.

В системе реализовано несколько сценариев работы: решение по кредитам до 1 млн рублей формируется автоматически, для кредитов свыше 2 млн рублей требуется дополнительная проверка службой безопасности.

Маршруты переключаются автоматически в зависимости от исходных данных в карточке клиента.

По итогам проверки отделом комплаенса создается новое электронное досье клиента или пополняется существующее, ответ отправляется в точку продаж. В случае отрицательного решения вся документация по клиенту удаляется, информация об обращении остается только в банковской учетной системе.

На каждом этапе рассмотрения заявки уведомления о статусе согласования отправляются всем заинтересованным сотрудникам: клиентским менеджерам в офисе, специалистам в точке продаж, службе безопасности и т.д.

Для каждого этапа согласования назначаются права доступа, соответствующие принятой ролевой модели и указанным группам пользователей, которые исключают любую возможность несанкционированного использования информации.

Третий этап — формирование досье. После принятия положительного решения заключается контракт. Шаблон документа формируется непосредственно в ECM, в договор автоматически заносится имеющаяся информация по клиенту и банковскому продукту.

Также автоматически создается уникальный номер контракта, согласно Инструкции ЦБ РФ от 16.08.2017 № 181-И. После этого договор распечатывается, подписывается, сканируется и вместе с другими документами пополняет электронное досье клиента.

Электронное досье представляет собой всеобъемлющий структурированный реестр информации и документов, относящихся к определенному клиенту или банковскому продукту.

В банке ведутся электронные досье клиентов и продуктов. Подобные досье состоят из дерева папок, соответствующих определенным видам документов.

Например, электронное досье клиента включает в себя все контракты, заключенные этим клиентом, заявления, подтверждающие документы, и прочее. В системе хранятся справочники досье, контрактов, клиентов и продуктов.

Сотрудник банка может производить поиск информации в различных разрезах. Каждый раздел взаимосвязан с документами, клиентами и продуктами.

Иными словами, специалист имеет возможность посмотреть список всех существующих в системе досье, отфильтровать досье по определенному банковскому продукту или другим критериям, найти досье конкретного клиента, посмотреть всю подборку документации по определенному клиенту или банковскому продукту, а также список всех продуктов, которые приобретал конкретный клиент, или список клиентов, обращавшихся за указанным продуктом.

В системе реализован поиск как с помощью иерархического рубрикатора, так и с помощью традиционных форм атрибутивного поиска. Встроено универсальное приложение просмотра, поддерживающее более 300 различных форматов файлов.

Вся информация хранится в зашифрованном виде, доступном для использования только из среды Doxis4.

Применяется механизм версионности, позволяющий отследить любое изменение документов и данных, а также ведется полное протоколирование всех действий пользователей в системе для обеспечения безопасной работы с персональными данными и закрытыми сведениями.

Далее — электронный архив первичных документов. Решение «Управление электронными досье» на ECM-платформе Doxis4 также автоматизирует процессы обработки и хранения первичных документов сопровождающих деятельность банка.

Каждый день в процессе продажи продуктов и услуг формируется огромное количество первичных и кассовых документов, которые необходимо обрабатывать, классифицировать и хранить.

Поэтому были разработаны технологии текущей обработки документов дня и переведены в цифровой вид все процессы хранения и использования бухгалтерских документов: первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, ведомостей остатков, кассовых документов, мемориальных ордеров.

По завершении операционного дня производятся автоматическая обработка и загрузка в систему всех накопленных документов. В ECM сформирован отдельный электронный архив, который обеспечивает надежное структурированное хранение и быстрый поиск любых подборок документов.

Для каждого документа в ECM создается собственная карточка, которая благодаря интеграции связывается с проводками в учетной системе; таким образом, бухгалтеры имеют возможность документационного подтверждения проводок без постоянного обращения к оригиналам документов.

Наконец, сервис долговременного хранения. Система контролирует сроки хранения документов и автоматически переводит информацию из оперативного в долговременное хранение.

При оперативном хранении вся информация хранится в электронном хранилище ECM, при переводе в режим долговременного хранения документы выгружаются в систему хранения данных (СХД), что соответствует передаче документов в архив организации.

Дополнительно система обеспечивает процедуры хранения документов в соответствии с Указанием ЦБ РФ № 2346-у.

Все документы, поступившие в систему за день, попадают в специальный реестр выгрузки на отчуждаемый носитель, и в установленное время происходит автоматическое формирование образа компакт-диска в формате ISO-файла, который содержит реестр документов в табличном виде, включая хэш-сумму по ГОСТ и сами файлы.

Через специальную поисковую форму администраторы и сотрудники безопасности имеют возможность посмотреть реестры за любой период времени, проверить список документов и директорию выгрузки.

Преимущества и результаты

Решение нашей компании основано на сервис-ориентированной ECM. Главными преимуществами подобной архитектуры являются возможность масштабирования и добавление необходимых функций без перестройки или изменения ядра системы, а также управление неограниченным объемом контента: хранение, поиск, представление.

Система состоит из приложений, отвечающих за тот или иной функционал.

Взаимодействие между приложениями производится автоматически, система самостоятельно определяет, какие сервисы будут задействованы в конкретный момент времени, что позволяет обеспечить существенное повышение производительности и высокую автономность работы за счет распределения нагрузки и независимости общей платформы от работоспособности каждого конкретного приложения.

Используемая платформа поддерживает различные СУБД (PostgreSQL, Oracle, MS ) и имеет встроенные модули интеграции (API, web-сервисы, типовые коннекторы), за счет чего стало возможным наладить эффективное взаимодействие системы с используемой банковской платформой и безболезненно встроить решение в IT-инфраструктуру компании.

Уже есть конкретные результаты внедрения нашего решения «Управление электронными досье» на ECM-платформе Doxis4.

Оно позволило существенно увеличить скорость обработки документов и автоматизировать процессы сбора, хранения и использования информации на базе единой централизованной системы.

Причем подобный подход актуален не только для банков, которые ведут работу по формированию электронных клиентских досье физических и юридических лиц и автоматизируют работу бухгалтерии, но и для оптимизации ключевых процессов в финансовых организациях в целом.

ECM-система способна выступать в качестве консолидированного корпоративного электронного хранилища любого финансового холдинга, управлять различными видами документов и процессов, тем самым предоставляя возможность автоматизировать деятельность практически всех подразделений компании.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5a65e5aa7800194e68a46600/5c0f8c3c9c61f000aaf6c073

Юридическое дело клиентов

Юридическое дело клиента банка. Банковское обозрение

  1. Выполните поиск клиентов, которые имеют разный официальный адрес и адрес доставки
  2. Классификация вещей, юридическое значение каждого вида.
  3. МИКРОСРЕДА МАРКЕТИНГА- Деятельность управленческого персонала фирмы, по­ставщиков, конкурентов, посредников, клиентов и контактных аудиторий.
  4. Оценка кредитоспособности клиентов банка
  5. Положения комментируемой статьи распространяются на сведения об операциях клиентов кредитных организаций, осуществляемых банковскими платежными агентами (субагентами).
  6. Понятие субъекта преступления.

    Возрастные признаки субъекта преступления, их юридическое значение (ст 27).

  7. Понятие, признаки и юридическое значение правового акта управления.

  8. Порядок оформления и учет операций в иностранной валюте по экспортно-импортным операциям клиентов
  9. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ КЛИЕНТОВ, ВОЗНИКАЮЩИХ В ПРОЦЕССЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ БАНКОВСКИХ УСЛУГ
  10. Права и обязанности предпринимателя и их юридическое закрепление

При каждом открытии счета (любого) клиента банки обязаны заводить юридическое дело клиента. Юридическое дело клиента – это формируемый в установленном банком порядке перечень документов по открытию и ведению счета или счетов клиента в соответствии с требованиями Банка России.

Юридическое дело формируется одним из двух способов, которые и прописываются в правилах банка, а именно:

· По каждому банковскому вкладу (депозиту) клиента формируется отдельное дело

· Формируется одно дело клиента на несколько открываемых счетов или вкладов (т.е. каждый вкладчик имеет право на основании договора банковского вклад оформить счет по вкладу.

Кроме того, клиенту может быть открыто несколько банковских счетов по вкладу на основании одного договора, если это предусмотрено договором.

Ограничение на количество заключенных договоров и открываемых вкладов законами РФ и Инструкциями ЦБ РФ не установлено).

В случае если лицо, обратившееся в банк для открытия банковского счета, счета по вкладу (депозиту) является представителем нескольких клиентов, банк вправе поместить копии документов (либо сведения об их реквизитах), удостоверяющих личность представителя, а также документы, подтверждающие наличие у него соответствующих полномочий, в юридическое дело одного и клиентов в чьих интересах действует представитель. При этом юридические дела иных клиентов должны содержать информацию, указывающую на юридическое дело, в которое помещены указанные документы представителя этих клиентов.

После оформления документов, касающихся открытия счета клиенту, формируется юридическое дело клиента, в которое помещаются документы клиента, предоставленные в банк при открытии счета, а также иные документы, касающиеся отношений между клиентом и банком по вопросам открытия, ведения и закрытия счета.

В юридическое дело по мере поступления помещаются:

1. Документы и сведения, предоставленные клиентом (его представителем) при открытии банковского счета, счета по вкладу (депозиту), а также документы, предоставляемые в случае изменения указанных сведений.

2. Договор (договоры) банковского счета, счета по вкладу (депозиту) изменения и дополнения к указанным договорам, другие договоры, определяющие отношения между банком и клиентом по открытию, ведению и закрытию банковского счета, счета по вкладу (депозиту).

3. Документы, касающиеся направления банком сообщений налоговому органу об открытии или закрытии счета (ПФ, ФСС)

4. Переписка банка с клиентом по вопросам открытия, ведения и закрытия банковского счета, счета по вкладу (депозиту)

5. Карточки образцов подписей утратившие силу и копии действующих

6. Иные документы, помещенные в юридическое дело при открытии счета и при передаче юридического дела в другое подразделение банка. Опись должна быть подписана должностным лицом банка, составившим ее.

Пояснения к вышеуказанному перечню для физических лиц:

1. По физическим лица – делается копия документа удостоверяющего личность клиента или лица, личность которого необходимо установить при открытии банковского счета, счета по вкладу (либо сведения об их реквизитах). Для иностранных граждан или лиц без гражданства дополнительно делается копия миграционной карты и (или) копия документа подтверждающего его право на пребывание (проживание) в РФ.

2. В случае, если договором предусмотрено удовлетворение прав распоряжения денежными средствами, находящимися на счете, третьими лицами с использованием аналога собственноручной подписи, предоставляются документы, подтверждающие полномочия лиц, наделенных правом использовать аналог собственноручной подписи.

3. И копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (при наличии)

4. Заявление на открытие счета, на выдачу карты или на выдачу дополнительной карты, заявление на блокировку счета, заявление на проверку спорной операции и т.д.

5. Используемые при обслуживании клиентов карточки подлежат хранению в месте, определяемом банком самостоятельно – это могут быть железные шкафы и сейфы. Карточка действует до прекращения договора банковского счета, закрытия счета по вкладу (депозиту) либо до ее замены новой карточкой и только после этого помещается в дело.

6. Заявления клиентов на розыск перевода; запросы нотариусов и судов; завещательное распоряжение клиента, оформленное в банке; претензии к банку.

В соответствии с банковскими правилами каждому сформированному юридическому делу банк присваивает порядковый номер, соответствующий номеру первого открытого клиенту счета.

На обложке юридического дела указываются:

· Порядковый номер дела

· Наименование клиента

· Юридический адрес клиента

· Номер счета (счетов)

· ИНН клиента

· Дата открытия (закрытия или изменения) счета (счетов).

Документы, представляемые клиентом после открытия счета, принимаются банком на основании заявления клиента о внесении необходимых изменений.

Передача юридического дела для работы сотруднику банка, осуществляющему с решения начальника ООС (Отдела Открытия Счетов) (его заместителя), о чем в журнале приема-передачи юридических дел регистрируется данный факт с указанием фамилии и наименовании организации, юридическое дело по которой передается в подразделение банка, дата получения юридического дела и подпись этого сотрудника.

При возврате юридического дела в отдел открытия счетовсотрудником напротив даты получения проставляется дата возврата юридического дела в отдел открытия счетов и подпись этого сотрудника.

При изъятии (выемке) документов (их копий) из юридического дела в случаях установленных законодательством РФ, на основании решения (постановления) государственных органов в юридическое дело помещается документ (его копия), на основании которого произведено изъятие.

При составлении одного документа, при изъятии (выемке) документов из нескольких юридических дел, в одно из юридических дел помещается документ (его копия), полученный банком при изъятии (выемке) документов, а в другие юридические дела помещаются копии этого документа, заверенные банком или филиалом банка.

Банк обязан исключить несанкционированный доступ к юридическим делам клиентов при их хранении. Правом доступа к юридическим делам наделяются должностные лица банка и уполномоченные лица, осуществляющие открытие банковских счетов в соответствии с положением.

Прочие сотрудники подразделений банка (перечень подразделений или сотрудников устанавливается дополнительно к иным документам банка), которым для работы может потребоваться юридическое дело, получают доступ к юридическому делу после обязательной регистрации в Журнале выдачи или возврата юридических дел для служб банка, который должен содержать следующую информацию:

· Наименование выданного или возвращенного юридического дела

· Расчетный счета клиента

· ФИО сотрудника подразделения получившего или вернувшего юридическое дело и номер его служебного телефона

· Дату выдачи или возврата юридического дела

· Подпись сотрудника получившего или вернувшего юридическое дело

· Цель работы с юридическим делом

Права доступа к юридическому делу клиентов третьих лиц регулируются действующим законодательством и нормативными актами.

По окончании срока действия договора банковского счета (после закрытия счета) на обложке юридического дела напротив закрытия счета ставится отметка «Счет закрыт»и дата закрытия счета.

В случае прекращения обслуживания клиента в одном ВСП банка и перевода его на обслуживание в другое ВСП юридическое дело передается в соответствии с порядком перевода установленного в положении.

Юридические дела хранятся в металлических шкафах, закрываемых на ключ. Ключи от шкафов в течение дня хранятся у уполномоченного должностного лица банка.

Юридические дела хранятся до закрытия всех счетов клиента (до прекращения отношений с ним).

После закрытия всех счетов клиента юридическое дело по истечении 1 года сдается в архив банка (филиала), где оно хранится в течение срока установленного законодательством РФ – в течение 5 лет со дня прекращения отношений с клиентом (закрытия счета или счетов).

При наличии в банке документов в электронной форме, касающихся отношений банка и клиента по вопросам открытия, ведения и закрытия банковского счета, срок их хранения устанавливается не менее срока хранения соответствующего юридического дела клиента.

Формирование юридического дела клиента начинается с поступления в кредитной организации заявления на открытие счета (ф. 0401025), которое подписывается руководителем и главным бухгалтером или старшего бухгалтера, заявление подписывается только руководителем.

Случаи и порядок формирования одного юридического дела по нескольким счета клиента определяется банком в банковских правилах.

Дата добавления: 2014-12-15; просмотров: 311 | Нарушение авторских прав

lektsii.net – Лекции.Нет – 2014-2020 год. (0.012 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав

Источник: https://lektsii.net/1-17276.html

Trosjurid
Добавить комментарий